ZeitLux

Die komfortable Zeiterfassung per RFID

Effiziente Arbeitszeiterfassung, weniger Aufwand mit Stundenzetteln und Tabellen – das bietet ZeitLux

ZeitLux ist ein Zeiterfassungssystem, das sowohl für kleine und mittlere als auch für große Verwaltungen und Unternehmen konzipiert wurde.

Das System ist als Modul unserer Software KitaLux (die Kita-Management-Software) entwickelt worden, ist aber auch davon entkoppelt vollumfänglich nutzbar. ZeitLux kann beliebig viele Tarif-/Arbeitszeitmodelle verwalten. Genauso können beliebig viele Zeitkonten flexibel konfiguriert werden.

Mit ZeitLux bieten wir Ihnen eine effiziente und flexible Softwarelösung, die individuell an Ihren Bedarf und Ihre Wünsche angepasst ist.

  • Zeiten erfassen (über das Terminal mit Karte oder Transponder)
  • Zeiten nachtragen (direkt oder per Antrag/Freigabe)
  • Zeiten planen (Dienstplan, Personaleinsatzplanung)
  • Zeiten exportieren (Export wird Ihren Wünschen/Erfordernissen angepasst)
  • Berichte (insbesondere Monatsberichte, Mitarbeiterauswertungen) und Statistiken
  • verschiedene Arbeitszeit- und Tarifmodelle anpassen/einpflegen
  • Überstunden, Mehrstunden, o.ä. auszahlen
  • Urlaub beantragen/freigeben
  • Urlaubsplanung
  • Monatskalender für Urlaub, Ferien und Arbeitszeiten
  • Arbeitspläne erstellen
  • individuell konfigurierbare Nutzerrechte
  • verschiedene optionale Erweiterungen: Export-Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung; Koppelung an unsere Kita-Management Software KitaLux; Anbindung an Active Directory, u.a.

Features des Standardnutzers

Über das Terminal können Standardnutzer ihre Arbeitszeiten mit dem Transponder eingeben und ihre persönlichen Arbeitszeiten einsehen.

Über die PC-Software können beispielsweise Urlaubsanträge gestellt und auf die Monatskalender zugegriffen werden. Monatsberichte können exportiert werden. Alle für den jeweiligen Anwender relevanten Informationen lassen sich übersichtlich darstellen.

Der Standardnutzer kann Änderungen und Nachträge beantragen.

Features mit erweiterten Rechten

Es können individuelle Nutzerrechte vergeben werden. Funktionen können für Standardnutzer gesperrt und nur Personal mit Leitungsfunktion zur Verfügung gestellt werden.

Für Nutzer mit erweiterten Rechten stehen beispielsweise Monatsberichte und Statistiken über Arbeits- und Fehlzeiten der Mitarbeiter zur Verfügung. Auch Urlaubsanträge und nachträgliche Zeiterfassung können so konfiguriert werden, dass eine Freigabe durch einen Nutzer mit erweiterten Rechten erforderlich ist.

Eine detaillierte Auswertung der Mitarbeiterzeitkonten bietet Personal mit Leitungsfunktion eine optimale Übersicht.

Die Software

Die Software ist als ein Modul unserer Kita-Management-Software KitaLux entstanden. Sie ist als Client-Server-Lösung konzipiert, kann jedoch auch auf einem Einzelplatz eingesetzt werden.

Die komplette Software ist Open-Source und somit maximal transparent. Als Basis der Software dient das international verbreitete und bewährte ERP-Framework Tryton, verbunden mit der Datenbank PostgreSQL.

Das User-Interface ist komplett internationalisiert/lokalisiert.

Serverseitig empfehlen wir den Einsatz einer virtuellen Maschine (VM) mit Linux als Betriebssystem. Clientseitig ist die Software plattformunabhängig bzw. stehen für alle relevanten Betriebssysteme Clienten zur Verfügung (insb. Windows, OS X oder Linux). Daneben kann (soweit erwünscht bzw. freigegeben) ein Zugriff per Intranet/Internet erfolgen. Die Kommunikation zwischen Client und Server erfolgt verschlüsselt.

Das Terminal

Das Terminal besteht aus einem Gehäuse (HxBxT: 12cm x 22cm x 4cm) mit einem 7-Zoll-Touch-Display (800 x 480 Pixel), einem RFID-Reader (13,56 MHz/Mifare-Protokoll) und einem Summer (für Tonsignale bei positiver RFID-Erkennung). Das Terminal kann als Tischgerät aufgestellt oder mittels vier Schrauben an der Wand befestigt werden. Standardmäßig wird das Gerät per USB-Netzteil (mini-USB-Stecker 5V/3A) mit Strom versorgt, ein entsprechendes Netzteil ist Teil des Lieferumfangs.

Das Terminal aktiviert sich bei Berührung des Touch-Screen oder mittels RFID-Chip. Nach Aktivierung bleibt das Display einige Sekunden aktiv (konfigurierbar) und schaltet dann in den Ruhemodus (dunkel), alternativ kann auch ein “Info-Modus” aktiviert werden, um z.B. tagesaktuelle Informationen für Passanten (beispielsweise Mitarbeiter oder Kita-Eltern) anzuzeigen.

Die Bestandteile (alles weit verbreitete Standardkomponenten) des Terminals werden von deutschen bzw. EU-Lieferanten bezogen und von uns montiert, konfiguriert und getestet. Im Rahmen unserer Sorgfaltspflichten können wir die RoHS-Konformität versichern.

Die Terminals werden vorkonfiguriert ausgeliefert. Am Ort der Installation müssen WLAN oder Ethernet und zur Stromversorgung eine 230-V-Steckdose oder ein PoE-Injektor (PoE-Modul mit Aufpreis) mit 2500 mA vorhanden sein.

Auf Wunsch montieren und installieren wir die Terminals bei Ihnen vor Ort und kümmern uns um eine reibungslose Übernahme der Stammdaten (soweit in tabellarischer Form oder als XML verfügbar) aus ihrem alten Zeiterfassungssystem.

Wir stellen Ihnen eine VM bereit, die nach den Spezifikationen Ihrer IT-Abteilung konfiguriert wird.

Darüber hinaus sind wir als Ansprechpartner bei Fragen und zur Einrichtung, Pflege und Wartung stets erreichbar.

Die Sicherheits- und Back-Up-Strategie wird gemeinsam nach Ihren Richtlinien umgesetzt.

Software und Wartung

Der Softwaresupport gehört ebenfalls zu unseren Leistungen. Für uns als Unternehmen stehen Sie, Ihre Anforderungen und Wünsche im Mittelpunkt. Mit Ihren Anliegen landen Sie in keiner Warteschleife, sondern direkt beim richtigen Ansprechpartner. Änderungen an der Software nehmen wir auf Wunsch entsprechend Ihrer Anforderungen vor. Unser Fern-Zugriff erfolgt ausschließlich verschlüsselt und ist damit sicher vor dem Zugriff Dritter geschützt.

Schulung und Support

Gerne weisen wir Sie und Ihre Mitarbeiter in die Arbeit mit der Software ein. Insbesondere der Einstieg in die Einrichtung der Arbeitszeit- und Tarifmodelle kann so deutlich schneller erfolgen.

Insbesondere während der Corona-Zeit hat sich die Arbeit mit Remote-Desktop-Software (soweit von Ihrer IT-Abteilung eingeschränkt freigegeben) bewährt. Dies hilft uns, Sie bei Ihrer Arbeit bei Fragen zu unterstützen.

Unsere Beratungsleistungen

Arbeiten Sie an einer neuen Beitrags- bzw. Gebührensatzung? – Gerne unterstützen wir Sie bei der Kalkulation und erstellen ein dynamisches Simulationsmodell nach Ihren Bedürfnissen. Genauso können wir Ihnen bei Fragen zur Kontierung, Buchhaltung, Budgetierung und Haushaltsplanung beratend zur Seite stehen. Daneben verfügen wir über langjährige Erfahrung bei der IT-Administration, von der PC-Konfigurierung, PC-Verwaltung, Fernwartung, über Kinderschutzfilter bis hin zur sicheren VPN-Lösung.

Für weitere Informationen besuchen Sie uns auf unserer Seite www.m-ds.de